Việc tìm kiếm phương án giảm chi phí quản lý hồ sơ, giấy tờ doanh nghiệp,… nhằm nâng cao hiệu suất trong tìm kiếm, truy xuất thông tin trở thành một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm hiện nay. Nhận thấy những yêu cầu ngày càng lớn, ALS tự hào là đơn vị cung cấp hệ thống kho tài liệu tại Việt Nam được đánh giá cao về chất lượng và độ bảo mật cao.
Hãy cùng tìm hiểu kỹ lưỡng hơn về dịch vụ này thông qua những chia sẻ được giải đáp ngay dưới đây.
Kho lưu trữ tài liệu
Hiểu một cách đơn giản và đầy đủ nhất hệ thống kho tài liệu là kho được dùng để lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản, hồ sơ theo điều kiện tiêu chuẩn. Đây là những điều kiện lưu trữ đáp ứng của Cục Văn thư lưu trữ Quốc gia hiện nay. Kho tài liệu tại ALS thường được tập trung tại các vị trí trung tâm, vị trí cửa ngõ nhằm dễ dàng hơn cho quá trình kết nối nhằm đáp ứng nhanh chóng, dễ dàng việc truy vấn, vận chuyển khi cần của các tổ chức, doanh nghiệp ngày càng tăng lên.
Hệ thống kho tài liệu của ALS sẽ luôn được đóng gói, sắp xếp, lưu trữ theo những quy trình riêng biệt cùng với các yếu tố về nhiệt độ, độ ẩm sẽ luôn được đảm bảo nhằm giúp cho tài liệu, hồ sơ không bị ẩm mốc, mủn hay có bất cứ sự hư hỏng đáng tiếc nào.
Những ưu điểm nổi bật của hệ thống kho tài liệu tại Việt Nam của ALS
Việc sở hữu những ưu điểm nổi bật của hệ thống kho tài liệu tại Việt Nam của ALS hiện nay đã và đang nhận được sự đánh giá và tin tưởng của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.
- Đơn vị ALS hiện đang cung cấp hệ thống kho tài liệu lớn với diện tích lưu trữ lên đến hơn 5.000 m2 cùng với khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu nhanh chóng của khách hàng.
- Vị trí kho lưu trữ tài liệu tập trung tại cửa ngõ sẽ dễ dàng hơn cho việc kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp mà không gặp nhiều khó khăn.
- Hệ thống kho tài liệu của ALS luôn đảm bảo về an toàn và bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối khi có hệ thống quản lý giám sát 24/7, bảo vệ liên tục.
- Đa dạng hình thức thuê kho tài liệu linh hoạt từ thuê theo diện tích, khối (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet, ngắn hạn hoặc dài hạn tùy vào yêu cầu của khách hàng.
- Hỗ trợ quá trình truy xuất tài liệu, hồ sơ nhanh chóng nhờ phần mềm INFO hiện đại sẽ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
- Ứng dụng công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ điện tử giúp việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử để quản lý khi có nhu cầu của quý khách hàng.
- Hệ thống kho tài liệu tại ALS có môi trường bảo quản tối ưu khi bảo quản trong thùng carton, tiêm niêm phong, điều kiện nhiệt độ 20 độ C (±20C) đến 25 độ C, độ ẩm < 70 (%) đáp ứng theo tiêu chuẩn quốc gia.
- Hệ thống kho tài liệu mới nhất, hiện đại và chuyên nghiệp khi trang bị thiết bị, giá kệ tiêu chuẩn, thường xuyên được xử lý mối mọt định kỳ.
- Hệ thống kho tài liệu của ALS đảm bảo đúng các tiêu chuẩn lưu trữ, quản lý của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước, luật Lưu trữ theo quy định.
Quy trình lưu trữ tài liệu tại hệ thống kho tài liệu của ALS có gì đặc biệt?
Cùng ALS tìm hiểu cụ thể hơn về quy trình lưu trữ tài liệu tại hệ thống kho có điều gì đặc biệt ngay dưới đây để có thể đưa ra những nhận định chính xác và đầy đủ nhất.
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu từ phía quý khách hàng
Đơn vị ALS sẽ tiếp nhận đầy đủ những thông tin về tài liệu, dịch vụ cũng như lập kế hoạch khai thác chính xác và hợp lý nhất.
Bước 2: Tiếp nhận nhu cầu thực tế
Thông qua yêu cầu, đơn vị ALS sẽ kiểm tra đối chiếu và xác nhận trực tiếp đối với khách hàng.
Bước 3: Nhập kho và tiến hành lưu trữ tài liệu
Đơn vị ALS sẽ thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ chuyên nghiệp nhập kho vào hệ thống InFor. Sau đó, chuyển tài liệu đến từng vị trí lưu trữ theo yêu cầu riêng của từng khách hàng khác nhau.
Bước 4: Xuất kho, bàn giao khi có nhu cầu
Việc xuất kho, bàn giao khi có nhu cầu của khách hàng về tài liệu sẽ được thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống InFor. Đồng thời chuẩn bị thực tế tài liệu cần xuất kho và bàn giao cho khách hàng.
Bước 5: Quản lý tài liệu lưu kho
Việc quản lý sẽ được tiến hành lập các báo cáo xuất, nhập và lưu trữ cùng các báo các khác theo yêu cầu của khách hàng.
Như vậy, với những thông tin về đơn vị ALS cung cấp hệ thống kho tài liệu tại Việt Nam ở trên mong rằng sẽ giúp khách hàng có những lựa chọn phù hợp. Liên hệ ngay Hotline của ALS để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
Vị trí kho lưu trữ tại Trung tâm Hà Nội:
- ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm
- ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên / 28 Cổ Bi, Gia Lâm
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
