Việc lưu trữ các tài liệu giấy là một yêu cầu pháp lý quan trọng của nhiều quốc gia, bao gồm cả Việt Nam. Trong khi các tài liệu điện tử có thể giúp cho việc lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn, thì các tài liệu giấy vẫn là một phần không thể thiếu của quá trình pháp lý. Các doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần phải lưu trữ các tài liệu giấy một cách an toàn và đảm bảo tính toàn vẹn.
Vậy, loại hồ sơ nào cần lưu tại cơ quan? Loại nào có thể lưu trữ tại kho bên ngoài? Dưới đây, ALS sẽ cùng bạn tìm hiểu vấn đề này.
1. Các tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ tại phòng ban công ty
Vậy những tài liệu nào cần được lưu trữ tại phòng ban công ty? Dưới đây là các tài liệu cần được lưu trữ cẩn thận, để tại các ngăn kệ hoặc thùng hồ sơ có khoá:
- Các Tài liệu mật, hồ sơ pháp lý của công ty.
- Hợp đồng quan trọng, có dấu đỏ của doanh nghiệp.
- Các hồ sơ liên quan đến việc thanh tra như báo cáo tài chính… Đảm bảo thuận tiện ngay khi có yêu cầu xuất trình.
- Bên cạnh đó là những tài liệu sử dụng thường xuyên. Thông thường, các hồ sơ chứng từ 1-2 tháng gần nhất sẽ dùng đến rất nhiều.
Tùy vào tính chất làm việc của mỗi doanh nghiệp cũng có thêm các tài liệu khác cần lưu trữ.
Với nhiều doanh nghiệp, số lượng tài liệu cần lưu trữ là rất lớn. Vì thế nếu không đủ không gian lưu trữ dẫn đến sự lộn xộn, bụi bẩn. Việc tìm kiếm hồ sơ khi cần thiết cũng vô cùng khó khăn. Lúc này, cần phải biết cách phân loại hồ sơ, có quy trình sắp xếp và quản lý thống nhất.
Nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn dịch vụ thuê kho lưu trữ của các bên cung cấp uy tín. Không chỉ giải phóng được không gian lưu trữ mà còn đảm bảo độ an toàn cho tài liệu, giảm thiểu được nguồn nhân sự phụ trách.
2. Phân loại hồ sơ – tài liệu cần lưu trữ
Dưới đây là phân loại những hồ sơ, tài liệu cụ thể cần phải lưu trữ:
- Lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ, hợp đồng,…
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toán, quyết toán
- Lưu hồ sơ nhân sự. Những hồ sơ nhân viên có thâm niên công tác càng lớn càng được ưu tiên. Thông thường, nhân viên từ 6 tháng trở lên phải lưu đầy đủ
- Lưu hồ sơ tín dụng.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án đối với các trạm y tế phường xã. Các bệnh viện tư nhân,…
- Lưu hồ sơ dự án
- Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
- Lưu trữ hồ sơ công chứng, lưu trữ hồ sơ chứng thực cho doanh nghiệp hoặc các cơ quan công chứng
- Lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên chức thuộc doanh nghiệp công lập
- Lưu trữ hồ sơ dự thầu và đấu thầu
- Lưu trữ hồ sơ địa chính
- Lưu trữ hồ sơ hành chính
- Lưu trữ hồ sơ hải quan
- Lưu trữ hồ sơ hoàn công
- Lưu trữ hồ sơ nhà đất
- Lưu trữ hồ sơ quy hoạch
- Lưu hồ sơ tài sản cố định
- Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, các tài liệu doanh nghiệp khác
3. Lưu ý khi lưu trữ tài liệu hồ sơ tại kho lưu trữ
Việc lựa chọn sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu ở ngoài đã vô cùng phổ biến. Khi lưu trữ tại các kho này, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sắp xếp các loại hồ sơ khoa học. Cần phải phân rõ tài liệu theo từng phòng ban, từng năm, từng hạng mục… Đảm bảo sự thuận tiện nhất khi cần trích lục.
- Cần có file quản lý hồ sơ trên máy tính, nắm rõ được sơ đồ bố trí trong kho và kiểm soát chặt chẽ.
- Điều quan trọng nhất là phải tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp. Một mặt đáp ứng đủ các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật, diện tích, nhu cầu kho. Một mặt đảm bảo giá thành phải chăng và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất.
4. Dịch vụ cho thuê kho tài liệu chuyên nghiệp tại ALS
Đáp ứng nhu cầu sử dụng kho lưu trữ của các doanh nghiệp, ALS cung cấp dịch vụ cho thuê kho tài liệu với nhiều lợi thế nổi bật.
Đầu tiên phải kể đến hệ thống kho tài liệu rộng rãi và có mặt ở nhiều vị trí tại Hà Nội và các tỉnh lân cận. Vị trí các kho tại cửa ngõ nên việc di chuyển, quản lý tài liệu dễ dàng và nhanh chóng.
Tiếp đến là hình thức cho thuê kho linh hoạt, doanh nghiệp có thể thuê ngắn hạn hoặc dài hạn; thuê theo diện tích, m3 hay thùng… đều được hỗ trợ. Môi trường bảo quản tối ưu, đảm bảo tài liệu an toàn không mối mọt, ẩm mốc. Đặc biệt, Với phần mềm INFO hiện đại, việc truy xuất thông tin rất dễ dàng và nhanh chóng.
Như vậy, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà loại hồ sơ cần lưu trữ sẽ có sự khác nhau. Hy vọng các thông tin mà ALS vừa chia sẻ đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.
Doanh nghiệp/ tổ chức có nhu cầu thuê kho tài liệu, liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn chi tiết.
