Dịch vụ lưu trữ hồ sơ dành cho doanh nghiệp

0
54
Kho hồ sơ của ALS và khả năng lưu trữ?

ALS là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu chuyên nghiệp hàng đầu cho các doanh nghiệp tại khu vực miền Bắc.

Chúng tôi góp phần giải phóng không gian làm việc cho tổ chức, tối ưu công năng sử dụng diện tích văn phòng và giảm thiểu chi phí nhân sự, quản lý giấy tờ văn bản.

Cùng ALS Logistics tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ kho hồ sơ này thông qua bài viết dưới đây.

1. Kho hồ sơ của ALS và khả năng lưu trữ?

Hệ thống kho hồ sơ của ALS được xây dựng theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ Quốc Gia. Địa điểm kho được đặt tại ngay trong khu vực nội thành Hà Nội, tạo điều kiện dễ dàng cho công tác xuất nhập.

Kho hồ sơ của ALS và khả năng lưu trữ?

Từ kho hồ sơ của công ty, nhân sự thực hiện công tác giao nhận sẽ chỉ mất khoảng 15 – 20 phút di chuyển tới các địa điểm trong nội thành và khoảng 30 – 40 phút tới các quận/huyện ngoại thành. Bên cạnh đó, vị trí kho của ALS cũng vô cùng thuận tiện với những doanh nghiệp ở các tỉnh thành lân cận. Do nằm trên trục đường chính, giao thông với nhiều tuyến Quốc lộ, cao tốc; các đơn vị có thể dễ dàng kết nối tới trung tâm lưu trữ trong thời gian ngắn.

Hiện tại, tổng diện tích khu lưu trữ hồ sơ của chúng tôi trong khu vực trung tâm nội thành lên tới gần 2000m2, và có khả năng mở rộng theo quy mô. ALS có khả năng lưu trữ đồng thời từ 500.000 – 1.000.000 thùng tài liệu tiêu chuẩn cho các đơn vị.

2. Hệ thống trang thiết bị của kho hồ sơ ALS?

Kho hồ sơ của ALS được đầu tư mới và trang bị nhưng thiết bị hiện đại nhất, phục vụ nhu cầu bảo quản, lưu trữ giấy tờ, văn bản trong thời gian dài cho doanh nghiệp.

– Hệ thống giá kệ selective, drive-in, dễ dàng xếp dỡ, truy xuất, tải trọng sàn >1700kg/m2.

– Hệ thống panel vách kho cách nhiệt, chống cháy.

– Hệ thống điều hòa, dàn lạnh hiệu suất tốt: 5 cụm máy với công suất 80HP được bố trí phù hợp với thiết kế kho, đảm bảo nhiệt độ ổn định và đồng đều.

– Hệ thống hút ẩm đảm bảo độ ẩm ổn định: 6 máy hút ẩm hiệu Harison, công suất hút 192 lít nước/ngày, xử lí 2500m3 không khí trên 1h

– Hệ thống thông gió đảm bảo không khí được lưu thông.

– Hệ thống báo cháy đảm bảo phát hiện ngay lập tức các đám khói, được bố trí toàn bộ kho.

– Hệ thống cứu hỏa đầy đủ cả bên trong và bên ngoài.

– Hệ thống camera giám sát 24/24, cả phía trong và phía ngoài kho.

Kho được hun trùng và xử lý mối mọt định kỳ để đảm bảo cho tài liệu lưu trữ.

3. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho?

Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu trong kho hồ sơ của ALS được thực hiện tuần tự theo 5 bước:

– Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu nhập của khách hàng

Ở bước này, ALS sẽ tiếp nhận các thông tin về tài liệu, dịch vụ cũng như lập kế hoạch khai thác phù hợp với từng đơn vị.

– Bước 2: Thu thập và vận chuyển

Tại đây, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu và xác nhận việc tiếp nhận tài liệu của doanh nghiệp.

– Bước 3: Nhập kho và lưu trữ

Các nhân sự của ALS sẽ tiến hành nghiệp vụ nhập kho vào hệ thống quản lý Infor. Các tài liệu cũng sẽ được sắp xếp và chuyến đến vị trí quản lý riêng cho từng khách hàng.

– Bước 4: Lập báo cáo quản lý

Tại bước 4, các nhân sự quản lý sẽ tiến hành việc theo dõi, quản lý hay xuất kho nghiệp vụ trên hệ thống Infor. Chuẩn bị các tài liệu bàn giao cho khách hàng, …

– Bước 5: Quản lý tài liệu lưu kho

Đây là bước chiếm nhiều thời gian nhất trong của dịch vụ lưu trữ hồ sơ. Các công việc liên quan bao gồm: lập báo cáo nhập xuất tồn, các báo cáo đặc thù khác theo yêu cầu của khách hàng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu hơn về dịch vụ lưu trữ hồ sơ của ALS. Nếu bạn cần thêm những tư vấn về dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận hỗ trợ sớm nhất.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here