Home Blog Kho tài liệu là gì? Vì sao nên sử dụng kho tài...

Kho tài liệu là gì? Vì sao nên sử dụng kho tài liệu cho doanh nghiệp

0
4

Để giúp các doanh nghiệp giải quyết gánh nặng về lưu trữ hồ sơ, kho tài liệu hiện đang là một trong những giải pháp tối ưu giúp bạn thực hiện điều này. Vậy kho tài liệu là gì, những loại hồ sơ, giấy tờ gì cần được lưu trữ trong kho tài liệu. Hãy cùng ALS tìm hiểu ngay thông qua bài viết chi tiết ngay sau đây.

1. Kho tài liệu là gì?

Kho tài liệu là nơi có không gian, diện tích rộng lớn để lưu giữ các loại giấy tờ, văn bản theo điều kiện và quy định của Cục văn thư lưu trữ Quốc gia. Thông thường, các kho tài liệu thường được đặt ở vị trí trung tâm hoặc cửa ngõ để tiện cho việc truy vấn, vận chuyển khi cần dùng của mọi tổ chức, doanh nghiệp.

Tùy theo các loại giấy tờ mà người ta phân chia, sắp xếp thành nhiều khu riêng biệt để tiện cho việc tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng.

2. Vì sao nên sử dụng kho tài liệu riêng biệt

Dưới đây là 3 lý do giải thích vì sao bạn nên sử dụng kho tài liệu riêng biệt cho mọi công ty, doanh nghiệp:

  • Giải phóng không gian: Mỗi một năm, lượng hồ sơ, giấy tờ của các doanh nghiệp sẽ một tăng, chính vì vậy việc kho lưu trữ bị quá tải là vấn đề cực kỳ dễ hiểu. Sử dụng kho tài liệu riêng biệt giúp bạn giải phóng không gian tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh khác.
  • Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc sử dụng kho tài liệu riêng biệt giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, bởi tại đây có đội ngũ nhân viên có chuyên môn và kỹ thuật cao, giúp bạn sắp xếp và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả.
  • Đảm bảo an toàn: Hệ thống kho tài liệu làm việc một cách tối ưu và thông minh giúp bạn dễ dàng tìm ra vị trí của tài liệu cần tìm một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, kho tài liệu còn giúp bạn đảm bảo ẩm mốc, mọt dưới mọi loại hình thời tiết.

3. Những giấy tờ gì thường được lưu trữ trong kho dữ liệu? 

Hầu hết mọi giấy tờ đều có thể lưu trữ trong kho tài liệu. Tuy nhiên, tùy theo mục đích sử dụng và mức độ quan trọng của chúng mà các doanh nghiệp nên ưu tiên. Dưới đây là các loại giấy tờ thường được lưu trữ trong kho tài liệu phổ biến:

  • Các hồ sơ, dự án chào thầu, mời thầu.
  • Hồ sơ kiểm toán, thanh toán, hóa đơn.
  • Hồ sơ của các công trình, dự án lớn.
  • Hồ sơ đào tạo, bệnh án.
  • Các loại hồ sơ liên quan đến pháp chế, hành chính, chuyên môn nghiệp vụ.
  • Hồ sơ của đoàn thể, tổ chức, của Đảng.

4. ALS Logistics – Dịch vụ cho thuê kho tài liệu uy tín

Với mục tiêu nhằm giúp doanh nghiệp giải phóng gánh nặng lưu trữ hồ sơ và quản lý tốt các loại giấy tờ quan trọng, ALS Logistics tự hào là một trong những đơn vị cho thuê kho tài liệu uy tín trong thời gian ngắn hạn, dài hạn đang được nhiều đơn vị, tổ chức tin dùng. Những ưu điểm của kho tài liệu tại ALS Logistics phải kể đến như:

  • Không gian lưu trữ hồ sơ, dữ liệu rộng lớn, gần sát các vị trí trung tâm.
  • Mọi loại giấy tờ, hồ sơ liên quan của doanh nghiệp, tổ chức đều được bảo mật về thông tin và an toàn tuyệt đối.
  • Tài liệu được phân chia và sắp xếp theo các khu trong các thùng chứa và pallet.
  • Kho dữ liệu đảm bảo được các điều kiện về ánh sáng, camera an ninh và nhiệt độ thích hợp chống ẩm, mọt giấy tờ.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang cần tìm kho tài liệu để lưu trữ giấy tờ cần thiết của công ty, hãy nhấc máy lên và gọi ngay cho ALS Logistics theo số hotline 1900 3133 để được đội ngũ của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ. Xem ngay giá thuê kho mới 2022. 

Trên đây là toàn bộ bài viết kho tài liệu là gì mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng những thông tin mà ALS Logistics mang đến sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức hữu ích trong cuộc sống.

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here