Khối lượng hồ sơ kế toán của mỗi doanh nghiệp, tổ chức rất lớn. Nếu không biết cách sắp xếp và lưu trữ thì việc quản lý, trích xuất tài liệu sẽ khó khăn.
Vậy, bạn đã biết các thông tin quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán chưa? Sắp xếp thế nào cho hợp lý? Ngay dưới đây, ALS sẽ chia sẻ chi tiết để bạn đọc hiểu rõ hơn.
1. Những loại hồ sơ kế toán nào cần phải lưu trữ?
Những quy định luật pháp đã nêu rõ những loại hồ sơ kế toán nào doanh nghiệp cần phải lưu trữ. Theo tại điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016, những loại hồ sơ đó bao gồm:
|
STT |
Loại hồ sơ |
Cụ thể |
|
1 |
Chứng từ kế toán |
Các loại sổ sách về bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định, tiền lương, hàng tồn kho… |
|
2 |
Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết |
Sổ cái, sổ quỹ, sổ ghi khoản chi thu, vay… |
|
3 |
Báo cáo doanh nghiệp |
Hồ sơ thuế, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tài chính |
|
4 |
Hồ sơ khác |
Hợp đồng, bảo hiểm, tài liệu thanh tra, tài liệu giải thể… |
2. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán
Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, mức độ quan trọng của tài liệu đó. Tuy nhiên, pháp luật cũng có một số quy định rõ ràng về thời gian. Theo đó, các doanh nghiệp/tổ chức phải tuân theo để tránh sai sót khi thanh tra, kiểm toán viên làm việc.
|
STT |
Loại hồ sơ |
Thời gian lưu trữ |
|
1 |
– Phiếu thu – Phiếu chi – Phiếu xuất nhập kho – Giấy tờ về quản lý điều hành (Bao gồm loại giấy tờ không được ghi trực tiếp trong sổ kế toán và lập báo cáo tài chính) |
Tối thiểu 5 năm |
|
2 |
Những loại giấy tờ dùng để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán. Ví dụ như: – Hồ sơ thanh tra của Nhà nước, kiểm toán – Kết quả kiểm kê tài sản … |
Tối thiểu là 10 năm |
|
3 |
Các đơn vị kế toán Nhà nước như dự án quan trọng, báo cáo quyết toán với dự án thuộc nhóm A… |
Lưu trữ vĩnh viễn |
Lưu ý:
- Thời gian lưu trữ trên 10 năm được xem là lưu trữ vĩnh viễn. Doanh nghiệp xem xét thấy tài liệu quan trọng có thể lưu vĩnh viễn. Cho đến khi tài liệu bị huỷ hoại vì các tác nhân tự nhiên.
3. Các quy định khác liên quan lưu hồ sơ kế toán
Ngoài quy định về thời gian lưu trữ, người phụ trách bảo quản, lưu trữ tài liệu cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Các tài liệu chứng từ, hồ sơ lưu trữ là bản chính.
- Cần phải đảm bảo về điều kiện lưu trữ: tránh ẩm mốc, mối mọt… Nên xây dựng một quy trình quản lý chuyên nghiệp, thường xuyên kiểm tra khu vực lưu trữ. Các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ (kho tài liệu) của các bên uy tín nếu không đáp ứng được điều kiện về kho hay nhân sự quản lý.
- Doanh nghiệp/tổ chức lưu trữ điện tử, cần phải cẩn trọng về mức độ bảo mật, an toàn. Và đảm bảo có thể dễ dàng trích xuất tài liệu khi cần thiết.
- Các doanh nghiệp có thể lưu trữ các hồ sơ sau khi đã hết hạn lưu trữ theo quy định dựa vào mức độ quan trọng của hồ sơ đó đối với doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ kế toán hiệu quả, đúng quy định
ALS gợi ý cách lưu trữ hồ sơ kế toán, tổ chức/ doanh nghiệp có thể tham khảo. Từ đó điều chỉnh lại để phù hợp hơn với nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp mình.
4.1. Quy tắc sắp xếp lưu trữ chứng từ gốc
Đối với các chứng từ gốc:
- Nên lưu theo từng tháng, dựa vào bảng kê thuế đã nộp cho cơ quan thuế.
- Nên sắp xếp các loại chứng từ gốc theo hàng tháng, dựa vào bảng kê thuế đã nộp cho cơ quan thuế. Nên kẹp chung tờ khai thuế GTGT hàng tháng với hóa đơn đầu vào và đầu ra.
- Những chứng từ có liên quan đến nhau thì nên gộp chung lại rồi mới lưu trữ.
- Các loại hóa đơn bán ra hoặc mua vào nên kẹp theo phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng, thanh lý… (nếu có) và có đầy đủ chữ ký.
4.2. Quy tắc sắp xếp lưu trữ hợp đồng
Đối với hợp đồng, nên lưu ý:
- Những loại hợp đồng quan trọng, có dấu đỏ nên cất vào một ngăn riêng tại phòng kế toán. Nếu lưu tại kho, hãy ghi chú và đóng gói cẩn thận. Hoặc dùng thùng có ổ khoá để lưu trữ.
- Nên sao lưu các hợp đồng gốc, lưu trữ thành 1 đơn vị tương tự để phòng các rủi ro mất mát.
- Hợp đồng nên phân theo dự án, thời gian ký kết và nội dung của hợp đồng.
- Phần bìa hồ sơ phải dán tên dự án, hợp đồng… ở gáy. Như vậy việc tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn.
5. Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu hồ sơ tại Hà Nội
ALS đơn vị uy tín cung cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu lớn với diện tích cơ sở hạ tầng lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ tại Hà Nội.
Các kho tài liệu, kho hồ sơ tập trung tại vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp.
Vị trí kho lưu trữ hồ tơ tài liệu giáo dục đào tạo tại Trung tâm Hà Nội: ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm và ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Mong rằng những chia sẻ từ ALS đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cách sắp xếp và quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho tài liệu, liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn.
