Home Blog Những cách lưu trữ tài liệu khoa học với số lượng lớn

Những cách lưu trữ tài liệu khoa học với số lượng lớn

0
20

Hiện nay đa số người dùng đều sử dụng lưu trữ tài liệu trên trên đám mây. Điều này vô cùng hữu ích nhưng cũng có một số điểm bất cập. Khi số lượng tài liệu khoa học, các bản lưu ngày càng lớn thì cần phải có các phương án phù hợp cho vấn đề lưu trữ. 

Ngay dưới đây, ALS Logistics sẽ chia sẻ tới bạn cách lưu trữ tài liệu khoa học bản in với số lượng lớn thật là hiệu quả.

1. Tại sao cần lưu trữ các tài liệu khoa học bản in?

Thế giới càng phát triển công nghệ càng hiện đại việc In tài liệu đã trở thành một điều hiếm gặp. Mọi người thường trao đổi thư từ, các công trình nghiên cứu qua email hoặc lưu trữ trên bộ nhớ đám mây. Tuy nhiên để bảo đảm an toàn việc in tài liệu khoa học ra là vô cùng cần thiết. 

Như chúng ta đã biết tất cả các tài liệu khoa học từ trước đến nay đều vô cùng quan trọng. Việc lưu trữ chúng có nhiều yêu cầu và hầu như tại các các văn phòng đều sẽ bố trí những phòng, kho nhằm mục đích lưu trữ tài liệu in. 

Lưu trữ các tài liệu khoa học bản in

Lưu trữ các tài liệu khoa học để giữ lại kết quả hoạt động tại các cơ quan, các phòng thí nghiệm. Ngoài ra tài liệu in còn được sử dụng và khai thác lâu dài cho nên việc lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho việc tra cứu, khai thác, sử dụng thường xuyên. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách lưu trữ tài liệu khoa học tại mục dưới nào!

2. Hướng dẫn cách lưu trữ tài liệu khoa học hợp lý 

Làm cách nào để lưu trữ tài liệu khoa học một cách hợp lý? Hãy luôn ghi nhớ những điều sau đây để có thể sắp xếp tài liệu khoa học chuẩn xác, ngăn nắp và khoa học nhé!

2.1 Nắm rõ về thông tin tài liệu khoa học được lưu trữ và cần được lưu trữ 

Trước khi sắp xếp tài liệu người sắp xếp cần phải nắm rõ được các thông tin về khối tài liệu được lưu trữ. Nhờ đó bà người sắp xếp sẽ biết được những thông tin cơ bản về tài liệu cũng như là những tài liệu liên quan để sắp xếp chúng sao cho phù hợp.

Xem xét các tài liệu trước khi lưu kho

Những yếu tố cần thiết thì sắp xếp tài liệu bao gồm: tên của tài liệu, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng tài liệu và đó là tài liệu rời hay tài liệu. Nên lưu ý sắp xếp những tài liệu có nội dung thường được sử dụng ở vị trí dễ lấy và ngược lại.

2.2 Sắp xếp các giá tài liệu khoa học hợp lý 

Sắp xếp các giá tài liệu khoa học ở đây là sắp xếp các kệ được dùng để lưu trữ tài liệu. Hầu như tại các kho lưu trữ thì tài liệu được cố định sắp xếp trên các kệ sắt. Tùy vào từng loại tài liệu và dạng lưu trữ của chúng mà sử dụng những loại rác có kích thước phù hợp. Hãy sắp xếp làm sao để khoảng cách giữa các giá vừa đủ để người tra cứu có thể đi lại dễ dàng. 

2.3 Dán nhãn lên các giá và sắp xếp tài liệu theo đúng tên được dán nhãn 

Một trong những điều cần thiết trong cách lưu trữ tài liệu khoa học đó là dán nhãn lên các cuốn tài liệu. Việc dán nhãn này sẽ thuận lợi cho việc người dùng tra cứu và tìm kiếm trên các giá. Trên nhãn dán cần có những thông tin như tên tài liệu, tên tác giả và năm viết. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng vỏ bọc bên ngoài bằng các màu sắc khác nhau cho những kiểu tài liệu khác nhau. 

2.4 Lựa chọn những vật tư phù hợp trong việc lưu trữ tài liệu 

Về các vật từ thường được sử dụng trong kho lưu trữ thường là các giá sắt kệ sắt và những hộp đựng tài liệu.  Có những kho lưu trữ tài liệu mà thường xuyên cập nhật những tài liệu lưu trữ mới thì nên hạn chế sử dụng những loại túi hộp 2 cặp đựng tài liệu vì nó sẽ làm chiếm nhiều diện tích. Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các tủ đựng hồ sơ với nhiều ngăn chứa và kích thước khác nhau. 

2.5 Lưu ý giải phóng diện tích cho kho lưu trữ 

Thường xuyên kiểm tra diện tích kho lưu trữ và giải phóng những tài liệu khoa học không dùng đến hoặc đã quá lỗi thời. Có thể tiến hành tiêu hủy hoặc đưa đi nơi khác nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ. Công việc này nên lưu ý làm hàng quý hoặc hàng năm. Điều này cũng là điều cần lưu ý trong cách lưu trữ tài liệu khoa học. 

3. Giới thiệu tới bạn về kho tài liệu lưu trữ 

Việc lựa chọn xây dựng kho tài liệu ngay tại văn phòng làm việc hoặc các phòng thí nghiệm là điều rất khó khăn. Vì thế mà nhiều nơi đã giải quyết vấn đề này bằng cách thuê các kho tài liệu khoa học. ALS Logistics đã vô cùng thấu hiểu những nỗi lo này của các doanh nghiệp và các phòng thí nghiệm nên chúng tôi xin phép được cung cấp với các bạn dịch vụ cho thuê kho tài liệu khoa học uy tín chất lượng. Sử dụng kho tài liệu là một trong cách lưu trữ tài liệu khoa học giúp kéo dài khả năng sử dụng của các tài liệu in. Tại đây chúng tôi xin được cung cấp các dịch vụ như:

Xem thêm: Dịch vụ kho tài liệu ALS

  •  Lưu trữ tất cả các loại giấy tờ hồ sơ tài liệu khoa học liên quan và bảo đảm bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối 
  • Không gian lưu trữ tài liệu lớn và vị trí các kho ở gần trung tâm. Thuận tiện cho việc di chuyển tài liệu cũng như tìm kiếm tài liệu
  • Các kho lưu trữ đều được đảm bảo về điều kiện ánh sáng,an ninh, nhiệt độ và đặc biệt là chống ẩm, mối mọt 
  • Sắp xếp và phân chia tài liệu tại các khu hợp lý 

Hi vọng qua bài viết về cách lưu trữ tài liệu khoa học này, các bạn đã hiểu hơn về ứng dụng của kho lưu trữ tài liệu cũng như cách để lưu trữ tài liệu khoa học sao cho thật hợp lý. Hãy liên hệ ngay tới ALS Logistics để nhận được tư vấn và bảng giá thuê kho lưu trữ tài liệu mới nhất nhé!

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here