Quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

0
8

Hoạt động kinh doanh hàng ngày của các công ty, doanh nghiệp đều sẽ phát sinh ra hàng trăm đến hàng ngàn giấy tờ hóa đơn liên quan với số lượng lớn. Dẫn đến việc bảo quản lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đúng thời gian/thời hạn bảo quản một cách chính xác và đầy đủ nhất.

Cùng Als logistics tìm hiểu các loại hồ sơ cần lưu trữ và Thời gian quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp ra sao nhé!

1. Các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ

  • Hồ sơ, tài liệu tổng hợp;
  • Hồ sơ, tài liệu về chiến lược phát triển ngân hàng;
  • Hồ sơ, tài liệu về chính sách tiền tệ;
  • Hồ sơ, tài liệu về dự báo, thống kê tiền tệ;
  • Hồ sơ, tài liệu về tín dụng;
  • Hồ sơ, tài liệu về quản lý rủi ro;
  • Hồ sơ, tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư;
  • Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối;
  • Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế;
  • Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín dụng;
  • Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giám sát;
  • Hồ sơ, tài liệu về kiểm toán;
  • Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh toán;
  • Hồ sơ, tài liệu về tài chính – kế toán;
  • Hồ sơ, tài liệu về phát hành và kho quỹ;
  • Hồ sơ, tài liệu về khoa học và công nghệ;
  • Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế;
  • Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, báo chí;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
  • Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên.

2. Quy định về lưu trữ Tài liệu tổng hợp

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

– Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

– Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

05 năm

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan – Tổng kết năm – Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

5 năm

20 năm

5 năm

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

5 năm

10 năm

5 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)

Vĩnh viễn

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

– Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

– UBND tỉnh và tương đương

– Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

 

2. Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng

Thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu

TÊN LOẠI TÀI LIỆU THỜI HẠN BẢO QUẢN

HỒ SƠ, TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN THƯ, LƯU TRỮ

 

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.

Vĩnh viễn

Sổ đăng ký văn bản đến.

20 năm

Tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi:

– Văn bản quy phạm pháp luật.

– Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn.

– Văn bản khác.

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

50 năm

Hồ sơ quy định khắc con dấu của Nhà nước, của Ngành.

Vĩnh viễn

Mẫu con dấu và chữ ký trong Ngành (sau khi hết hiệu lực).

20 năm

Mẫu con dấu và chữ ký ngoài Ngành gửi đến (sau khi hết hiệu lực).

5 năm

Cuống lưu cấp giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi công tác, phiếu gửi công văn.

5 năm

Biên bản nhận nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các đơn vị.

Vĩnh viễn

Sổ mục lục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị đã chỉnh lý.

Vĩnh viễn

Sổ theo dõi phục vụ khai thác tài liệu

20 năm

Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

20 năm

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết hạn bảo quản (kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy).

20 năm

Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ

10 năm

Hồ sơ, tài liệu hướng dẫn, kiểm tra công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ trong ngành Ngân hàng

20 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ.

– Hàng năm, nhiều năm.

– Quý, tháng.

 

Vĩnh viễn

10 năm

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ.

10 năm

 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm quy trình quản lý kho tài liệu và tư vấn dịch vụ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp cũng như cách thức sắp xếp, khai thác hồ sơ, giấy tờ hiệu quả?

Hãy liên hệ ngay 1900 3133 với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here