Ưu điểm của dịch vụ kho tài liệu so với lưu trữ nội bộ?

0
55

Lưu trữ giấy tờ trong nội bộ doanh nghiệp KHÔNG PHẢI là một phương án tiết kiệm chi phí như nhiều người nghĩ.

Thực tế chi phí để hồ sơ, văn bản lưu trữ nội bộ còn tốn hơn nhiều so với việc thuê hay sử dụng dịch vụ kho tài liệu phía ngoài.

Tại sao lại như vậy?

Cùng ALS Logistics tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.

1. Thuê kho lưu trữ tài liệu bên ngoài hay bảo quản trong nội bộ doanh nghiệp?

Có một sự thật rằng: Lưu trữ giấy tờ nội bộ tốn hơn gấp 3 lần so với sử dụng kho tài liệu bên ngoài!

Để bảo quản được hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, chúng ta sẽ phải:

Thuê kho lưu trữ tài liệu
Xem thêm: Dịch vụ kho tài liệu tại ALS

– Đầu tư xây dựng hoặc thuê lượng lớn diện tích để lưu trữ: Doanh nghiệp trung bình cũng cần 20 – 50m2, các doanh nghiệp/tập đoàn có thể phải thuê đến vài tòa nhà. Chi phí thuê văn phòng tại Việt Nam hiện tại đang dao động từ 20$ – 50$/m2/tháng. Hãy thử nhân con số này lên theo năm, chúng ta sẽ thấy chi phí cố định để lưu trữ giấy tờ lớn đến như thế nào.

– Tốn chi phí quản lý, nhân sự: để vận hành các kho nói trên. Đa số các kho tài liệu nội bộ doanh nghiệp đều vận hành thủ công “bằng cơm”. Hàng tháng, bên cạnh chi phí thuê, doanh nghiệp còn phải tính đến cả các chi phí quản lý, vận hành kho này.
– Mất tiền điện, nước, điều hòa, bảo trì, …: đương nhiên rồi, đây là những chi phí cơ bản nhất của kho. Dù không quá nhiều nhưng cộng dồn vào cũng là một khoản tương đối mà doanh nghiệp cần để ý tới.

Cộng dồn những chi phí nói trên, ta có thể thấy rằng lưu trữ  giấy tờ trong nội bộ doanh nghiệp không hề RẺ chút nào. Thậm chí là ĐẮT HƠN chúng ta nghĩ.

Đó là chưa kể, với việc “chấp nhận” sử dụng hệ thống kho tài liệu lớn nói trên, đơn vị sẽ:

– Mất đi nhiều không gian, thu hẹp diện tích làm việc, bỏ lỡ các “không gian vàng” để có thể tận dụng chuyển đổi làm khu vực sản xuất – kinh doanh.

– Có thể không đảm bảo được tài liệu lưu trữ, do nhân sự thiếu nghiệp vụ kho vận chuyên môn hay các kho không đủ tiêu chuẩn để đảm bảo lưu trữ trong thời gian dài (nhiệt độ, độ ẩm, hun trùng, cách sắp xếp, …)

Chưa kể đến, để quản lý hay tìm kiếm tài liệu, đôi khi các nhân sự phải TOÁT MỒ HÔI HỘT, thậm chí là mất cả ngày chỉ để truy vấn giấy tờ mà mình cần.

Cũng là khối lượng giấy tờ đó, khi thuê kho tài liệu bên ngoài, không những chi phí giảm xuống 1/3, đơn vị còn sở hữu hẳn một đội ngũ nhân sự có nghiệp vụ chuyên môn cùng khả năng truy vấn linh hoạt, dễ dàng.

Vậy tại sao, doanh nghiệp lại chưa chuyển đổi và sử dụng phương án nói trên?

Lo ngại vì vấn đề bảo mật hay ngại vì tài liệu không gần mình?

Đừng quá lo lắng, mọi vấn đề trên đều có thể được dịch vụ kho tài liệu bên ngoài đáp ứng một cách dễ dàng.

2. Dịch vụ kho tài liệu cung cấp cho đơn vị những gì?

Ưu điểm dịch vụ kho tài liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp “thảnh thơi” và “an tâm” hơn khi lưu trữ tài liệu của đơn vị mình.

Dịch vụ kho tài liệu cung cấp cho đơn vị những gì? ALS

Bằng việc xây dựng hệ thống kho tài liệu diện tích lớn, đạt tiêu chuẩn Cục Văn thư Quốc Gia, các đơn vị này sẽ giúp doanh nghiệp:

– Đảm bảo điều kiện lưu trữ tiêu chuẩn, phù hợp cho hồ sơ, văn bản lưu trữ thời gian dài

– Hỗ trợ truy xuất, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng mỗi khi cần

– Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu, vận chuyển giấy tờ đến địa điểm nhận

Doanh nghiệp có thể yên tâm lưu trữ 5, 10, 15, 20 năm hay thậm chí lưu vĩnh viễn khi thuê kho lưu trữ tài liệu của các đơn vị.

Với những tài liệu thường xuyên sử dụng, đơn vị có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu để thuận tiện cho công tác sử dụng và truy vấn về sau.

3. Liên hệ sử dụng dịch vụ kho tài liệu cho đơn vị?

ALS là doanh nghiệp hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ kho tài liệu uy tín cho các doanh nghiệp. Hiện công ty là đối tác của nhiều đơn vị là tập đoàn/ tổ chức lớn trong nước cũng như Quốc tế.

Liên hệ sử dụng dịch vụ kho tài liệu tại ALS

Chúng tôi có kinh nghiệm triển khai và lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực: tài chính, bảo hiểm, chứng khoán, nhà xuất bản, trường học, bệnh viện, …

Nếu bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ kho tài liệu, đảm bảo công tác lưu trữ cho đơn vị mình. Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here